نکات مهم در واگذاری کارها به شیوه مدیران موفق

واگذاری مؤثر کارها به دیگران یکی از اعمال حیاتی مدیریت و شاخص اصلی موفقیت مدیر است . واگذاری کار هم هنر و هم علم است. یکی از مهارت‌هایی است که به شما امکان می‌دهد تا از انجام کار به کنترل کار برسید. در طول واگذاری، با آزاد کردن توان سایر افراد و استفاده از آن، اثرگذاری خود در کسب‌وکار را چند برابر می‌کنید. نقطه شروع واگذاری، شفاف‌سازی کارهایی است که باید انجام شود. کاری که باید انجام شود چیست؟ چگونه ارزیابی می‌شود؟ سررسید تکمیل آن چه زمانی است؟ شخصی که باید این کار را به نحو احسن انجام دهد، چه مهارت‌، توان یا قابلیتی دارد؟‌
شما به‌عنوان یک مدیر موفق باید هنر واگذاری کارها را یاد بگیرید و در کسب‌وکار خود از آن بهره ببرید . برای واگذاری کارها به شکل مؤثر باید چند کار مهم را انجام دهید

واگذاری کار

فرد مناسب را برای واگذاری کار انتخاب کنید

یکی از بخش‌های مهم واگذاری، انتخاب شخص مناسب برای به عهده گرفتن یک کار خاص است. باید دقت کنید آن کار با مهارت‌های کارمند سازگار باشد. آیا این شخص می‌تواند این کار را انجام دهد؟ آیا این شخص مهارت‌ و تجربه لازم برای انجام کار به بهترین شکل را دارد؟
این تصمیم بیشتر به قضاوت، تجربه و ملاحظه شما بستگی دارد. یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات مدیران در واگذاری، محول کردن کار به شخصی است که مهارت،‌ اعتمادبه‌نفس، توانایی یا انگیزه لازم برای انجام کار را ندارد.
بنابراین انتخاب شخص تا حد زیادی تعیین‌کننده کیفیت نتیجه نهایی و حتی موفقیت یا شکست پروژه است.

نتایج دلخواه را توضیح دهید

وقتی کاری را واگذار می‌کنید، نتایج دلخواه خود و دلیل آن را توضیح دهید. وقتی وظیفه‌ای را محول می‌کنید «چرا» بسیار مهم‌تر از «چگونه» است . وقتی افراد می‌دانند که چرا می‌خواهید کار به این روش انجام شود یا چرا مهم است، انعطاف بیشتری در تصمیم‌گیری برای انجام کاردارند و در دستیابی به نتایج مطلوب شما بسیار خلاق‌تر و نوآورانه‌تر عمل می‌کنند.

از سوءتفاهم اجتناب کنید

وقتی کاری را شفاهی و بدون هیچ نوشته‌ای واگذار می‌کنید، احتمال برداشت اشتباه بسیار زیاد است. وقتی کارمندان به دفتر خود بازمی‌گردند،‌ کاری که از آن‌ها خواسته‌اید،‌ مهلت و معیارهای آن را تقریباً فراموش می‌کنند. از کارمندان بخواهید وظیفه‌شان را بنویسند و برای شما بخوانند.
وقتی گفتگوی همه‌جانبه‌ای درباره کار داشته باشید، کارمند وظیفه‌اش را به‌دقت برایتان تکرار کند و هر دو دید شفافی از آن داشته باشید، آن‌وقت می‌توانید ۱۰۰ درصد مسئولیت کار را به آن شخص بسپارید.

کل کار را واگذار کنید

بسیار مهم است که همه کار و نه ‌فقط بخشی از آن را واگذار کنید. کاری که واگذار می‌شود باید به مسئولیت شخص تبدیل شود و اتمام آن به‌طور کامل تحت کنترل او باشد. آن شخص نباید برای انجام کار به کمک یا حمایت هیچ شخص دیگری غیر از شما نیاز داشته باشد.
افراد برای انجام مسئولیت خود در کارهای کامل بیشتر تلاش می‌کنند. وقتی ۱۰۰ درصد کاری را به شخصی می‌سپارید و او را ۱۰۰ درصد مسئول می‌دانید، انگیزه بیشتری برای انجام کار مطابق برنامه پیدا می‌کند.

در کار دخالت نکنید و آن را پس نگیرید

در برابر وسوسه سرک کشیدن به کار کارمند مقاومت کنید. در برابر وسوسه ارائه دائم ایده‌ها و نظرات در مورد روش بهتر انجام کار مقاومت کنید. در برابر وسوسه دخالت مقاومت کنید. وقتی کار را به کارمندان خود می‌سپارید، نشان دهید که به توان آن‌ها برای انجام کار مطابق توافق اعتماد کامل دارید.
همچنین کار را پس نگیرید. اگر کارمند از شما می‌خواهد باکسی تماس بگیرید؛ اطلاعاتی به او بدهید یا کار خاصی را انجام دهید که برای انجام کار محول شده لازم است، دوباره‌کار را به شما واگذار کرده است. اکنون او نباید کاری انجام دهد تا وقتی‌که شما کارتان را انجام دهید. می‌تواند به دفتر خود برگردد و با رایانه‌اش بازی کند تا وقتی شما کاری که قول داده‌اید را انجام دهید. نگذارید چنین اتفاقی بیفتد.

روند پیشرفت را مدام کنترل کنید

درنهایت جلسات منظمی برای بررسی پیشرفت تنظیم کنید. در همین جلسات منظم است که فرصت تسلط بر کارها را پیدا می‌کنید. مانند پزشکی که نبض بیمارش را می‌گیرد، شما نیز باید با پرسیدن مدام «چطور پیش می‌رود؟ » نبض کار را بگیرید.
دلیل اصلی برگزاری جلسات منظم بررسی، گرفتن بازخورد است تا ببینید افراد کارشان را چقدر خوب انجام می‌دهند و این کار تا چه حد برای یک شخص خاص مناسب است. شاید گاهی کاری فراتر از توان فرد را به او واگذار کنید. شاید کارمند بخواهد کار را انجام دهد، اما روش انجام آن را نداند.
اگر دریافتید که وظیفه واگذارشده خارج از توان کارمندان است، باید ساختار کار را دوباره طراحی کرده و آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید یا داده‌ها و منابع بیشتری در اختیار کارمندان قرار دهید یا از شخص دیگری بخواهید که بخشی از کار را که به‌تنهایی از عهده فرد موردنظر ساخته نیست، در دست بگیرد. شاید یک کار واحد به مهارت‌های متعددی نیاز داشته باشد. گاهی شخصی که کار به او واگذارشده چندین مهارت دارد، اما از یک مهارت لازم بی‌بهره است. در این حالت، می‌توانید این بخش کار را از آن فرد بگیرید و آن را به شخص دیگری بسپارید که در آن حوزه باکفایت تر است.

سجاد شاکری هستم مدیر سایت توپاز وب . عاشق یادگیری و تمرین برای ساخت آینده ای بهتر . امیدوارم در این سایت بتونیم چیزهای خوبی از هم یاد بگیریم

مطالب دانلودی مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *